Branża: biura rachunkowe
Obsługa IT dla biur rachunkowych
Większe prace i aktualizacje w IT biura rachunkowego planujemy poza terminami rozliczeń, a po każdej zmianie sprawdzamy, czy program księgowy nadal działa poprawnie na wszystkich stanowiskach.
Specyfika branży
Jeden problem IT może zatrzymać pracę na danych wielu klientów
Zależności w środowisku biura
- Serwer i bazy programu księgowego Zatrzymuje pracę wszystkich księgowych w tym samym momencie
- Wspólny dysk i pliki firmowe Odcina dostęp do dokumentów wszystkich obsługiwanych firm
- Łącze i dostęp do usług zewnętrznych Wstrzymuje wysyłki deklaracji, JPK, KSeF oraz operacje bankowe
Dlatego środowisko biura prowadzimy jako całość. Awaria jednego elementu nie dotyka jednego stanowiska, tylko pracy na danych wielu klientów naraz.
Praca zależy od terminów
Awaria w zwykły wtorek i awaria w dniu zamknięcia rozliczeń nie znaczą dla biura tego samego.
Wiele osób pracuje na wspólnych bazach
Wydajność serwera, sieci i bazy danych wpływa jednocześnie na wielu pracowników.
Jedno środowisko przechowuje dane wielu klientów
Dostęp i bezpieczeństwo muszą być kontrolowane na poziomie całej infrastruktury.
Biuro zależy od systemów zewnętrznych
Program księgowy, KSeF, JPK, bankowość i inne usługi tworzą zależności, które trzeba technicznie diagnozować i koordynować.
Wydajność środowiska
Program działa wolno? Problem nie zawsze jest w programie
O szybkości pracy nie decyduje sam komputer. Znaczenie ma serwer, pamięć, dyski, baza danych, sieć i sposób, w jaki aplikacja komunikuje się ze środowiskiem.
Wąskie gardło: dysk serwera bazy. Program działał wolno przez opóźnienia dysku, nie przez samą aplikację. Wymiana dysków przyśpieszyła pracę bez zmian w programie.
Podział odpowiedzialności
Odpowiadamy za środowisko, nie za sam program
Nie jesteśmy wsparciem producenta programu księgowego. Odpowiadamy za wszystko, na czym ten program działa, i prowadzimy technicznie sprawy, które wymagają kontaktu z jego wsparciem.
Pracujemy ze środowiskami wykorzystującymi m.in.: Comarch ERP Optima · Symfonia · Rewizor · wapro · Płatnik. Nie jesteśmy oficjalnym partnerem tych producentów, utrzymujemy infrastrukturę, na której działają.
Problem po stronie środowiska rozwiązujemy bezpośrednio. Gdy wymaga ingerencji producenta, prowadzimy techniczną stronę sprawy i współpracujemy z jego wsparciem.
Monitoring
Patrzymy na stan środowiska, gdy księgowi niczego nie zgłaszają
Monitoring pozwala nam zauważać część problemów z serwerem, przestrzenią, usługami czy siecią, zanim staną się przeszkodą w pracy całego zespołu. To element stałej obsługi, nie osobna usługa.
Dane klientów
Jedno środowisko, dane wielu klientów
Przykładowy podział dostępu w jednym środowisku
| Portfel klientów | Księgowa 1 | Księgowa 2 | Kadrowa |
|---|---|---|---|
| Handel i usługi | ma dostęp | brak dostępu | brak dostępu |
| Produkcja | brak dostępu | ma dostęp | brak dostępu |
| Budownictwo | ma dostęp | ma dostęp | brak dostępu |
| Kadry i płace | brak dostępu | brak dostępu | ma dostęp |
Uprawnienia odpowiadają zakresowi pracy każdej osoby. Gdy ktoś przejmuje inny portfel albo odchodzi, zmieniamy dostęp w całym środowisku, nie tylko ukrywamy przyciski w aplikacji.
Dostęp
Każdy pracownik pracuje tylko na danych klientów, które ma przydzielone.
Ochrona
Urządzenia, systemy i logowanie zabezpieczone adekwatnie do znaczenia danych.
Ciągłość
Kopie i możliwość odtworzenia jako jeden z elementów ochrony, nie cały przekaz.
RODO wymaga środków bezpieczeństwa adekwatnych do ryzyka, a przepisy o rachunkowości nakazują chronić komputerowo prowadzone dane księgowe przed nieuprawnionym dostępem, zmianą i zniszczeniem.
Kalendarz księgowy
Zmiany w IT planujemy wokół kalendarza księgowego
Aktualizacje serwerów i większe zmiany planujemy w spokojniejszym oknie miesiąca, po uzgodnieniu terminu. W dniach deklaracji i wysyłek prace serwisowe nie wchodzą w drogę pracy biura.
Przykład
Jak wygląda diagnoza wydajności w praktyce
Program księgowy działał coraz wolniej wraz ze wzrostem liczby użytkowników
Biuro rachunkowe · Trójmiasto
- 01 Sytuacja
Systemy biura rachunkowego działały na jednym, starszym serwerze, bez możliwości przełączenia w razie awarii hosta.
- 02 Plan
Zaprojektowaliśmy klaster wysokiej dostępności (HA) połączony z macierzą dyskową, zamiast pojedynczego serwera.
- 03 Sieć
Komunikację między urządzeniami oparliśmy na połączeniach 10 Gb/s.
- 04 Kopie
Wdrożyliśmy kopie zapasowe na dwóch oddzielnych maszynach, obejmujące całe maszyny wirtualne i bezpośrednio same bazy danych.
- 05 Efekt
Awaria hosta nie oznacza czekania na naprawę: system można uruchomić na innym węźle klastra, a dane odtworzyć z kopii.
Pytania i odpowiedzi
Najczęstsze pytania biur rachunkowych
Czy zajmujecie się samym programem księgowym?
Nie zastępujemy wsparcia producenta w funkcjach aplikacji ani w kwestiach podatkowych. Odpowiadamy za środowisko, w którym program działa: serwer, bazę, sieć, dostęp i stanowiska.
Co robicie, gdy program działa wolno?
Sprawdzamy, gdzie faktycznie jest wąskie gardło: obciążenie serwera, zapytania bazy, operacje dyskowe, sieć i konfigurację stanowiska. Dopiero na tej podstawie proponujemy zmianę, zamiast zgadywać.
Czy kontaktujecie się z producentem programu w naszym imieniu?
Tak. Jeżeli przyczyna leży po stronie aplikacji, prowadzimy techniczną stronę sprawy i współpracujemy ze wsparciem producenta lub partnera, żeby doprowadzić ją do rozwiązania.
Czy bierzecie pod uwagę terminy pracy biura przy aktualizacjach i modernizacjach?
Tak. Większe prace planujemy w spokojniejszym oknie miesiąca, po uzgodnieniu terminu. W dniach deklaracji i wysyłek prace serwisowe nie wchodzą w drogę pracy biura.
Jak zabezpieczacie dostęp pracowników do danych klientów?
Uprawnienia i konta odpowiadają faktycznemu zakresowi pracy każdej osoby. Dostęp do środowiska jest rejestrowany, a urządzenia i logowanie zabezpieczone adekwatnie do znaczenia przetwarzanych danych.
Co jeśli przestanie działać dostęp do KSeF lub innej usługi zewnętrznej?
Diagnozujemy, czy problem jest po stronie infrastruktury biura, łącza, konfiguracji czy usługi zewnętrznej. Zajmujemy się częścią techniczną i koordynujemy sprawę, nie odpowiadamy natomiast za działanie samej usługi ani przepisy.
Czy pracownicy mogą kontaktować się bezpośrednio z Amado IT?
Tak. Zgłoszenia trafiają wprost do naszego zespołu, a za biurem stoi przypisany opiekun znający środowisko. Jeśli biuro woli inny tryb, ustalamy go na starcie.
Sprawdźmy, jak dziś działa IT w Twoim biurze
Zaczynamy od przeglądu środowiska: wydajności pracy na bazach, dostępu do danych i planu prac wokół kalendarza księgowego.