Microsoft 365
Przeniesienie poczty i dokumentów do Microsoft 365
Firma handlowa · ok. 25 pracowników, migracja z własnego serwera pocztowego
Przenieśliśmy pocztę z dotychczasowego serwera do Microsoft 365 bez utraty danych, uporządkowaliśmy dokumenty w Teams i SharePoint oraz skonfigurowaliśmy pełny zakres dobranej licencji Microsoft 365.
Przed migracją
Firma handlowa zatrudniająca około 25 osób korzystała z poczty utrzymywanej na własnym serwerze pocztowym, a dokumenty przechowywała na kilku różnych dyskach sieciowych i komputerach pracowników. Dział sprzedaży pracował też zdalnie, bez pewnego dostępu do poczty i plików poza biurem.
Nowa przestrzeń dokumentów i komunikacji zespołu w Microsoft 365 (SharePoint i Teams) po zakończonej migracji.
Sprawdziliśmy środowisko i zaplanowaliśmy migrację
Sprawdziliśmy, ile skrzynek pocztowych i ile danych trzeba przenieść, jak skonfigurowany jest dotychczasowy serwer pocztowy oraz jaką licencję Microsoft 365 warto dobrać do sposobu pracy firmy.
Rekonesans objął nie tylko pocztę: sprawdziliśmy też, jak firma może wykorzystać Teams, SharePoint i pozostałe narzędzia dostępne w tej licencji, żeby nie płacić za coś, z czego nikt nie korzysta.
Dzięki temu migracja objęła od początku pełny zakres licencji, a nie tylko przeniesienie samej poczty.
Przenieśliśmy pocztę bez utraty danych
Skrzynki pocztowe przenieśliśmy pod dotychczasowymi adresami e-mail, tak żeby klienci i kontrahenci firmy nie zauważyli zmiany po stronie technicznej.
Migrację przeprowadziliśmy etapami: najpierw dane historyczne, a dopiero po ich potwierdzeniu przełączyliśmy bieżącą pocztę na Microsoft 365, sprawdzając zgodność liczby wiadomości i folderów przed i po przeniesieniu.
Żadna wiadomość ani kontakt nie zostały utracone w trakcie migracji.
Uporządkowaliśmy dokumenty w Teams i SharePoint
Dokumenty rozproszone dotąd na kilku dyskach i komputerach przenieśliśmy do wspólnej przestrzeni w SharePoint, podzielonej na sekcje odpowiadające działom firmy.
Dla każdego działu założyliśmy odrębny zespół w Teams z kanałami do bieżącej pracy, tak żeby rozmowy i pliki dotyczące tego samego tematu były w jednym miejscu, a nie rozrzucone między pocztą a dyskiem.
Pracownicy pracują dziś na jednej, aktualnej wersji dokumentu zamiast wymieniać się kopiami przez e-mail.
Skonfigurowaliśmy pełny zakres wybranej licencji Microsoft 365
Uruchomiliśmy usługi wchodzące w skład licencji, z których firma wcześniej nie korzystała: między innymi wspólne kalendarze, OneDrive do plików poszczególnych pracowników oraz aplikacje Office dostępne na komputerach i telefonach.
Ustaliliśmy z klientem, które z dodatkowych funkcji są faktycznie potrzebne w codziennej pracy, a które warto na razie tylko udostępnić, bez wymuszania korzystania z nich od razu.
Firma płaci za jedną licencję i realnie korzysta z większości tego, co ona obejmuje, zamiast wykorzystywać tylko pocztę.
Skonfigurowaliśmy urządzenia i wsparliśmy pracowników po przełączeniu
Skonfigurowaliśmy pocztę i synchronizację plików na komputerach oraz telefonach pracowników, żeby po migracji wszystko działało od razu po zalogowaniu.
W pierwszych dniach po przełączeniu byliśmy dostępni dla pracowników przy pytaniach o nowe narzędzia i sposób pracy w Teams i SharePoint.
Dział sprzedaży zyskał dostęp do poczty i aktualnych materiałów również poza biurem, bez przesyłania plików e-mailem.
Co zmieniło się dla zespołu
| Sytuacja | Znaczenie wdrożonego rozwiązania |
|---|---|
| Praca zdalna działu sprzedaży | Dostęp do poczty i dokumentów z dowolnego urządzenia, bez przesyłania plików e-mailem. |
| Nowy pracownik dołącza do zespołu | Konto i licencja nadawane od razu, z dostępem do właściwej przestrzeni Teams i SharePoint danego działu. |
| Awaria komputera lub utrata urządzenia | Dokumenty pozostają w chmurze, nie tylko na dysku lokalnym, więc nie giną razem ze sprzętem. |
| Wspólna praca kilku osób nad jednym dokumentem | Praca na jednej, aktualnej wersji pliku w SharePoint zamiast przesyłania kopii mailem. |
Rezultat
Zespół korzysta z jednej przestrzeni na pocztę, dokumenty i pracę zespołową, dostępnej z komputera i telefonu. Poczta trafiła do Microsoft 365 bez utraty danych, a firma realnie korzysta z pełnego zakresu wykupionej licencji, nie tylko z poczty.
Dalsza opieka
Zarządzamy kontami, licencjami i dostępem w ramach stałej obsługi, a nowym pracownikom pomagamy przy pierwszym logowaniu i konfiguracji urządzeń.
Masz podobny projekt?
Opowiedz nam o swoim środowisku. Sprawdzimy, jak mogłaby wyglądać taka realizacja u Was.